Vlaamse lokale besturen en overheidsdiensten kunnen analoge bestuursdocumenten voortaan vervangen door elektronische kopieën

Het Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018 laat Vlaamse overheidsdiensten en lokale besturen toe om hun analoge bestuursdocumenten te vervangen door rechtsgeldige elektronische kopieën, de zogenaamde ?substitutie?. De Vlaamse regering zet de procedure nu op punt in een uitvoeringsbesluit.

Overheidsdiensten en lokale besturen bepalen eigen substitutieprocedure

Ze beperkt zich evenwel tot algemene regels: het is immers aan de overheidsdiensten en lokale besturen zelf om de precieze werkwijze te bepalen voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën. Maar nu de uitvoeringsbepalingen bij het Vlaams Bestuursdecreet klaar zijn, kunnen ze daar effectief mee aan de slag.

Ze kunnen kiezen om per type bestuursdocument een aparte procedure vast te leggen of om een algemene procedure in te voeren voor verschillende bestuursdocumenten. Dat gebeurt steeds schriftelijk én op basis van het advies van de functionaris van gegevensbescherming.

De gekozen substitutieprocedure moet ertoe leiden dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument én dat de GDPR-rechten van de betrokkene gegarandeerd blijven.

Basiselementen

De overheidsdiensten en lokale besturen moeten bij het opmaken van hun procedure rekening houden met een aantal algemene, inhoudelijke elementen.

Een procedure omvat

de technische specificaties van de elektronische kopie

een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging

de geldigheidsperiode waarin de procedure van kracht is.

Het stappenplan bevat

de registratie van volgende metagegevensde naam van de categorie bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoortde naam van het individuele bestuursdocumentde datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangende datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt

een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument

de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie.

De regering legt ook een aantal bewaarverplichtingen op m.b.t. de elektronische kopieën.

Substitutie niet altijd mogelijk

Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging als de drager

essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft

een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft

museale waarde heeft.

In werking: 2 juli 2021 (10 dagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad)

Bron: 21 MEI 2021. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, BS 22 juni 2021, bl. 64416.

Zie ook:
Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018, BS 19 december 2018 (art. II.25).