Op naar volledige digitalisering akten van burgerlijke stand (art. 15-29 DB Justitie)

De federale regering wil de burgerlijke stand moderniseren en digitaliseren. De verzamelwet Justitie van 14 januari 2013 legt daarom de basis om de huidige papieren akten te vervangen door elektronische akten. Er zijn ook een reeks minder ingrijpende wijzigingen, vooral om het burgerlijk wetboek in overeenstemming te brengen met de praktijk. Dit omvat onder meer de afschaffing van de verplichting om aangegeven feiten ter plaatse te gaan controleren.

Geen papieren akten meer

Binnenkort zullen de akten van burgerlijke stand alleen nog in elektronische versie circuleren. Dit moet het opzoekwerk vergemakkelijken en zorgt ook voor een pak minder administratie.

Om definitief komaf te maken met de huidige papieren akten geeft de federale wetgever vandaag de bevoegdheid aan de Koning om de vorm en voorwaarden van de akten te bepalen. Momenteel hanteren de gemeentebesturen immers hun eigen modellen. Digitalisering vereist echter de mogelijkheid om de akten op te slaan in ?gedematerialiseerde vorm'. En dat kan alleen wanneer overal wordt overgeschakeld naar documentaire akten met dezelfde inhoud.

Geen parafering stukken

De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt zijn akten op na verificatie van de neergelegde stukken en volmachten. Voortaan zal hij die stukken niet langer moeten paraferen omdat dit geen enkele meerwaarde biedt.

Opmaak akten door medewerkers

In principe moet de ambtenaar van de burgerlijke stand de akten opmaken. In de praktijk gebeurt dit echter vaak door zijn medewerkers. Meestal zelfs zonder dat de ambtenaar daarbij aanwezig is. Het Burgerlijk Wetboek wordt nu aangepast aan die werkwijze. De ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen een of meer beambten van het gemeentebestuur machtigen om de akten (behalve voltrekken van huwelijk) op te stellen. Die machtiging gebeurt schriftelijk. De machtiging moet gemeld worden op de akten. De ambtenaar van de burgerlijke stand blijft wel aansprakelijk voor de correctheid van de akten.

Akten van de burgerlijke stand worden ook niet meer ingeschreven in een ingebonden register, maar meestal opgemaakt op losse bladen die nadien worden ingebonden. Deze realiteit wordt nu in het Burgerlijk Wetboek ingebouwd.

Verklaring arts voor aangifte geboorte

De verklaring van een arts of vroedvrouw volstaan om het gemeentebestuur te overtuigen dat een kind echt geboren is. Het is niet meer nodig de pasgeborene fysiek aan de ambtenaar van de burgerlijke stand voor te stellen. Hoewel ook dit al langer de gang van zaken is in de praktijk, wordt het Burgerlijk Wetboek er nu op afgestemd.

Getuigen vrij kiezen

Toekomstige echtgenoten kunnen bij hun huwelijk kiezen wie optreedt als getuige. De vermelding ?bloedverwanten of geen bloedverwanten? in het Burgerlijk Wetboek is overbodig en wordt daarom geschrapt.

Overlijden niet ter plaatse vaststellen

Ambtenaren van de burgerlijke stand zijn niet langer verplicht om overlijden ter plaatse vast te stellen. Ook hier gaat het om een aanpassing aan de praktijk. Het opstellen van een akte van overlijden gebeurt al langer op basis van een medisch attest.

Eenzelfde aanpassing komt er voor de vaststelling van een overlijden in een ziekenhuis, een gevangenis of een andere openbare inrichting. De ziekenhuizen en inrichtingen zijn dan ook niet langer verplicht om een register bij te houden met de verklaringen die ze doen aan de ambtenaren van burgerlijke stand.

Momenteel is ook bepaald dat bij een overlijden niet alleen de ambtenaar van de burgerlijke stand van de plaats van het overlijden een overlijdensakte opstelt, maar ook dat hij die akte bezorgt aan de ambtenaar van de woonplaats van de overledene. Die moet de akte op zijn beurt in de registers overgeschreven. Die overbodige en tijdrovende handeling wordt nu geschrapt. De akte kan immers steeds worden opgevraagd via het Rijksregister.

Aangezien de doodstraf al een hele tijd is afgeschaft in ons land, is de procedure voor de opmaak van overlijdensaktes bij de uitvoering van de doodstraf volledig overbodig. Ze wordt uit het Burgerlijk Wetboek geschrapt.

In werking?

De bepalingen treden in werking op 1 september 2013. De Koning kan die datum wel vervroegen.

Bron: Wet van 14 januari 2013 houdende diverse bepalingen inzake werklastvermindering binnen justitie, BS 1 maart 2013.

Zie ook
Wetsvoorstel (mevrouw Sonja Becq en Sabien Lahaye-Battheu) houdende diverse bepalingen inzake werklastvermindering en informatiseringsvooruitgang binnen justitie, Parl. St. Kamer 2011, 53K1804/001.