Papieren akten van verenigingen worden op verzoek ingescand

Wie een document wil raadplegen uit het verenigingsdossier van een vereniging of stichting, dat alleen nog maar op papier bestaat, mag aan de griffie van de rechtbank van koophandel vragen om dat papieren stuk in te scannen en het toe te voegen aan het elektronische dossier. De griffier krijgt daarvoor maar 15 dagen de tijd. Dat staat in een ministerieel besluit van 18 maart 2013, dat samen met een aanpassing van het Openbaarmakings-KB op de akten en stukken van verenigingen en stichtingen gepubliceerd werd.

De aanvrager kan alleen een scan eisen van documenten die op of na 1 januari 1997 werden neergelegd.

Nog volgens dat ministerieel besluit moet de griffier een elektronische handtekening plaatsen op het ingescande document. Die handtekening betekent echter niet dat hij het document voor echt en correct zou verklaren.

Elektronische kopies worden ook niet voor eensluidend verklaard. Tenzij de aanvrager daar expliciet om vraagt. In dat geval gebeurt de waarmerking met een elektronische handtekening en kan de griffie een vergoeding vragen.

Het ministerieel besluit geeft ook aan dat de elektronische oprichting, de wijziging van de inschrijving in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen, de neerlegging van de akten en stukken die bekendgemaakt worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, de betaling van de bekendmakingskosten, ? allemaal moeten gebeuren volgens de technische voorschriften die Fedict, de federale overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie, én de Stafdienst ICT van de FOD Justitie hebben uitgewerkt.

Het ministerieel besluit treedt 10 dagen na publicatie in werking. Dat is op 6 april 2013.

Bron: Ministerieel besluit van 18 maart 2013 tot uitvoering van de artikelen 1 en 6 van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk[,] van stichtingen en van organismen voor de financiering van pensioenen (Openbaarmakings-KB), BS 27 maart 2013.