Nieuwe evaluatieregels voor federale ambtenaren

Vanaf 1 november 2013 gelden er nieuwe evaluatieregels voor federale ambtenaren. Die houden meer rekening met de prestaties van de ambtenaren.

De nieuwe evaluatieregels zijn gebaseerd op de bestaande regels. Ze gelden voor alle statutaire en contractuele ambtenaren van de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Landsverdediging en de diensten die ervan afhangen, en de rechtspersonen van publiek recht bedoeld in artikel 1, 3° van de wet ambtenarenzaken.
De nieuwe evaluatieregels gelden niet voor het wetenschappelijk personeel van de wetenschappelijke instellingen en voor mandaathouders. Ze zijn slechts van toepassing op de stagiairs en op de ambtenaren die onderworpen zijn aan een aanpassingsperiode als dit uitdrukkelijk wordt vermeld.

Basisprincipe

Bij het begin van het evaluatieproces komen de evaluator en de geëvalueerde tot een akkoord over de functiebeschrijving, de vastgestelde doelstellingen en de daaraan verbonden resultaten.
De evaluatie is hoofdzakelijk gebaseerd op het bereiken van de prestatiedoelstellingen en de ontwikkeling van de competenties van de federale ambtenaar die noodzakelijk zijn voor de functie. Voor wie ermee belast is, komt daarbij nog de kwaliteit van de evaluaties die de ambtenaar heeft uitgevoerd.
De evaluator houdt ook rekening met de bijdrage van de ambtenaar aan de prestaties van het team en met zijn beschikbaarheid voor de gebruikers van de dienst, zowel interne als externe.

Evaluatieperiode

De evaluatieperiode blijft 1 jaar, vanaf 1 januari tot 31 december. Die periode kan in sommige gevallen korter zijn, maar ze moet altijd minstens 6 maanden duren.
Voor wie van functie verandert binnen de federale dienst of bij die federale dienst weggaat, wordt de periode afgesloten met een evaluatie als de periode minstens 6 maanden heeft geduurd. Tot nog toe bestond er hierover geen enkele regel.

Een ambtenaar die gedurende een evaluatieperiode meer dan 6 maanden afwezig is, krijgt geen evaluatie.

Evaluatie en evaluatieverslag

De ambtenaar kan geëvalueerd worden door 'zijn' functionele chef. Dat kan een statutair of een contractueel personeelslid zijn of een statutair personeelslid dat onder een andere rechtstoestand ressorteert, en onder de verantwoordelijkheid van de hiërarchische meerdere, een rechtstreeksse gezagsrelatie met hem heeft bij de dagelijkse uitoefening van zijn werk (bv. in de 100/112-alarmcentrales werken de personeelsleden dagelijks onder het gezag van gemeentelijke politieagenten, bepaalde leden van het burgerpersoneel van het Ministerie van Landsverdediging werken onder het gezag van de militairen, enz.).

Na afloop van het functiegesprek, het planningsgesprek, de functioneringsgesprekken en het evaluatiegesprek stelt de evaluator een verslag op. De ambtenaar heeft het recht om zijn aanmerkingen en opmerkingen te laten opnemen in elk verslag. Het evaluatieverslag wordt afgesloten met één van de hierna volgende vermeldingen.

Toegekende vermeldingen

De evaluatieschaal telt nog altijd 4 vermeldingen: 'voldoet aan de verwachtingen', 'te verbeteren', 'onvoldoende' en 'uitzonderlijk'.

Volgende benamingen werden echter veranderd: de vermelding 'uitzonderlijk' vervangt de huidige vermelding 'uitstekend', en de vermelding 'te verbeteren' vervangt de vermelding 'te ontwikkelen'.

Elke vermelding stemt overeen met een aantal criteria.

Zo wordt bv. de vermelding 'uitzonderlijk' toegekend aan een ambtenaar die:

niet alleen al zijn prestatiedoelstellingen heeft gerealiseerd maar die in meerdere domeinen ook heeft overtroffen;

zijn competenties heeft ontwikkeld ver boven de gewone eisen die noodzakelijk zijn om zijn functie op een bevredigende wijze uit te oefenen;

meer dan gemiddeld heeft bijgedragen tot de teamprestaties;

uitermate beschikbaar was voor de gebruikers van de dienst.

De vermelding 'onvoldoende' wordt toegekend aan een ambtenaar die:

ofwel minder dan 50% van zijn prestatiedoelstellingen heeft gerealiseerd;

ofwel niet de competenties heeft ontwikkeld die noodzakelijk zijn om zijn functie uit te oefenen en die niet meer op een bevredigende wijze kan uitoefenen, terwijl het die ontwikkelingsdoelstelling kreeg toegewezen tijdens het planningsgesprek;

ofwel niet beschikbaar was voor de gebruikers van de dienst, ondanks de vermaningen die hij gedurende de hele periode kreeg en onder voorbehoud dat die feiten geen voorwerp van een tuchtprocedure uitmaken.

Als tijdens de cyclus wordt overwogen om de vermelding 'onvoldoende' of 'te verbeteren' toe te kennen, moet de functionele chef de hiërarchische chef hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
Wanneer men overweegt de vermelding 'onvoldoende', 'te verbeteren' of 'uitzonderlijk' toe te kennen, wordt het evaluatiegesprek gevoerd door de hiërarchische meerdere van de ambtenaar en vereist dit het akkoord van en medeondertekening door de directeur-generaal of de directeur.

Voor verschillende situaties van afwezigheid van meer dan 6 maanden bepaalt de nieuwe evaluatieprocedure de toekenning van de vermelding 'voldoet aan de verwachtingen' voor de ambtenaar die bij zijn laatste evaluatie de vermelding 'voldoet aan de verwachtingen' of de vermelding 'uitzonderlijk' kreeg.
De nieuwe procedure voorziet in dezelfde ambtshalve toekenning voor bepaalde afwezigheden, zoals de afwezigheden wegens een arbeidsongeval of een ongeval op de weg naar en van het werk, een beroepsziekte of een voltijds ouderschapsverlof.

Ook wanneer een ambtenaar wordt benoemd na een stage- of aanpassingsperiode, wordt die periode afgesloten met de vermelding 'voldoet aan de verwachtingen'.

Beroep

Een ambtnaar kan schriftelijk beroep aantekenen tegen het evaluatieverslag en de eindvermelding die hem toegekend zijn. Dit binnen de 20 werkdagen na de kennisgeving van het evaluatieverslag.

Hij stelt het beroep in bij de leidend ambtenaar, die onmiddellijk een ontvangstbericht stuurt en het beroep, samen met een afschrift van het individueel evaluatiedossier, doorgeeft aan de bevoegde beroepscommissie.
Het beroep is opschortend.

Er wordt nog altijd gewerkt met 3 beroepscommissies:

de interdepartementale beroepscommissie inzake evaluatie, bevoegd voor de beroepen in de federale overheidsdiensten en voor het Ministerie van Landsverdediging;

de interparastatale beroepscommissie inzake evaluatie, bevoegd voor de beroepen in de openbare instellingen van sociale zekerheid, en

de gemeenschappelijke beroepscommissie inzake evaluatie, bevoegd voor de beroepen in de instellingen van openbaar nut.

Gevolgen voor de loopbaan

Een ambtenaar die een 'onvoldoende' krijgt toegekend, krijgt na 6 maanden een nieuwe evaluatie. Deze periode wordt verlengd met de dagen verlof of afwezigheid die om welke reden dan ook zijn toegekend. Ze wordt eveneens pro rata verlengd wanneer de ambtenaar deeltijds werkt.

Indien in de 3 jaar na de toekenning van de eerste 'onvoldoende' een tweede 'onvoldoende' wordt gegeven, zelfs indien ze niet voortvloeit uit de eerste 'onvoldoende', ontslaat de leidend ambtenaar de ambtenaar omwille van beroepsongeschiktheid, of stelt hij dit voor aan de overheid die de benoemingsbevoegdheid heeft of waaraan ze overgedragen werd.
De periode van 3 jaar wordt verlengd met de som van de verlofdagen of afwezigheidsdagen die de ambtnaar tijdens die periode heeft genoten, als die meer dan 90 dagen bedragen.

Die regels gelden niet als de vermelding 'onvoldoende' is toegekend tijdens de uitoefening van een hogere functie.

Een ambtenaar die ontslagen wordt wegens beroepsongeschiktheid, krijgt een ontslagvergoeding.

In werking

Het KB van 24 september 2013 treedt in werking op 1 november 2013.
De beroepsprocedures die op 31 oktober 2013 al gestart waren, worden voortgezet volgens de bepalingen die toen van kracht waren.

Het KB van 24 september 2013 heft het 'KB van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten en in het Ministerie van Defensie' volledig op, samen met verschillende andere reglementaire bepalingen die naar de evaluatie verwijzen.

Bron: Koninklijk besluit van 24 september 2013 betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt, BS 4 oktober 2013.