Naar Raad van State stappen kan vanaf 1 februari online

Naar de Raad van State stappen, kan vanaf 1 februari 2014 ook online. Een elektronische identiteitskaart en e-mailadres volstaan om de procesvoering virtueel te starten op de - beveiligde -website van de Raad. In een eerste fase blijft de uitwisseling van papieren stukken mogelijk, maar alleen wanneer geen enkele partij elektronisch wil werken.

E-procedure voortaan de regel

Vanaf volgende maand wordt elektronische procesvoering voor de Raad van State de regel. Wie zich op de website van de Raad registreert en kiest voor de e-procedure kan niet meer op zijn stappen terugkeren. De keuze voor het systeem staat dus vrij, maar eens de procedure is opgestart, wordt ze definitief.

Wel wordt rekening gehouden met het feit dat een partij van dossierbeheerder (d.i. diegene die zich op de website van de Raad geregistreerd heeft voor een bepaald dossier) kan veranderen. Die heeft op zijn beurt opnieuw de keuze tussen papier of elektronisch. Bovendien kan de papieren molen voorlopig nog blijven draaien wanneer geen enkele partij de elektronische procedure wil gebruiken. In elk geval wordt het dossier elektronisch beheerd wanneer één van de partijen de e-procedure gebruikt in het stadium van de voorafgaande maatregelen (d.i. voordat het dossier aan de auditeur is overgezonden ter afsluiting van het onderzoek en de verslaggeving). De partijen die niet met het systeem willen werken, kunnen wel een papieren versie krijgen. Stukken die niet of niet gemakkelijk kunnen worden geconverteerd in een elektronisch formaat (vb. stalen, maquettes, enz.) kunnen nog steeds ter griffie worden neergelegd.

Registratie via e-IDkaart

Registreren op de website van de Raad van State kan voorlopig alleen met een Belgische e-IDkaart. De regering zal op termijn onderzoeken of het systeem ook toegankelijk kan worden voor elektronische identiteitskaarten uitgereikt in andere EU-landen. Momenteel zijn dat Estland, Duitsland, Italië, Letland, Nederland, Portugal, Roemenië en Spanje.

Bij een eerste registratie, moet de gebruiker een profiel aanmaken door het ad hoc formulier in te vullen. Om de e-procedure te kunnen gebruiken, moet de gebruiker ook een e-mail adres vermelden.

Wie zich heeft geregistreerd, kan derden machtigen om toegang te krijgen tot de e-dossiers waarin hij optreedt.

Procesverloop na registratie

Om online een verzoekschrift neer te leggen waarbij een nieuw beroep wordt ingesteld, geeft de dossierbeheerder of zijn gedelegeerde in de eerste plaats de aard en de taal van het hoofdberoep door via de website van de Raad van State. Hij voegt daarna het verzoekschrift en de eventuele bijlagen toe. Het dossier krijgt op dat moment een tijdelijke identificatiecode. Zolang de zaak geen rolnummer heeft, kunnen stukken worden toegevoegd of verwijderd. Stukken die niet (makkelijk) te converteren zijn, worden binnen de 3 dagen na neerlegging van het verzoek per aangetekende brief verstuurd.

De griffie opent een elektronisch dossier en geeft het dossier een rolnummer. De griffie stuurt dan de papieren documenten naar de verwerende partijen, samen met een e-ticket dat toegang geeft tot het online-dossier. Ook zij moeten zich registreren om het dossier via internet te kunnen raadplegen.

De partijen hebben toegang tot alle elektronische stukken, behalve tot diegene waarvoor een vertrouwelijke behandeling is gevraagd. Die kunnen alleen bekeken worden door de partij die ze heeft neergelegd of die de vertrouwelijke behandeling ervan heeft gevraagd.

Ook Raad van State communiceert digitaal

Voor de partijen die kozen voor de e-procedure vindt iedere kennisgeving door de Raad van State plaats via neerlegging in het elektronisch dossier. Voor de andere partijen, verloopt de procedure via de post.

De dossierbeheerders en hun gedelegeerden worden via e-mail op de hoogte gebracht van de elektronische neerlegging. De termijn om daarna een processtuk neer te leggen, start op het moment dat het stuk voor de eerste keer werd geraadpleegd. Die datum wordt op de website gemeld. Worden stukken niet geraadpleegd binnen de 3 dagen na verzending, dan wordt een herinneringsmail verstuurd. Verstrijken daarna opnieuw 3 dagen zonder raadpleging, dan start de termijn voor de neerlegging van verdere processtukken toch.

Ook de arresten worden elektronisch neergelegd. Ze krijgen een elektronische handtekening van de Kamervoorzitter en de griffier.

Elektronische dossiers zijn niet meer toegankelijk wanneer ze afgesloten of gearchiveerd zijn.

Wat bij een technische storing?

Wanneer de website van de Raad langer dan een uur buiten gebruik is, kunnen processtukken tot aan het eind van de daaropvolgende dag geldig worden neergelegd. Voor technische storingen van minder dan een uur, heeft de regering niets concreets vastgelegd.

De periode waarin de website onbeschikbaar is geweest, wordt op de website vermeld.

Resultaat van anderhalf jaar testen

De e-procedure werd gedurende anderhalf jaar getest in enkele advocatenkantoren die regelmatig dossiers behandelen voor de Raad van State. Het KB van 13 januari 2014 is uitgewerkt in overleg met de leden van die kantoren, vertegenwoordigers van de Orde van Vlaamse Balies (OVB) en van de Ordre des Barreaux francophone et germanophone (OBGF). Het besluit treedt in werking op 1 februari 2014.

Bron: Koninklijk besluit van 13 januari 2014 tot wijziging van het regentsbesluit van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, het koninklijk besluit van 5 december 1991 tot bepaling van de rechtspleging in kort geding voor de Raad van State en het koninklijk besluit van 30 november 2006 tot vaststelling van de cassatie-procedure bij de Raad van State, met het oog op de invoering van de elektronische rechtspleging, BS 16 januari 2014.