Nieuwe regels voor boekhoudkundige verwerking van meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten

De minister van Begroting, Olivier Chastel, geeft in zijn omzendbrief van 29 januari 2014 aan hoe de dossiers met betrekking tot meerjarige overeenkomsten of overheidsopdrachten in de algemene boekhouding en in de begrotingsboekhouding van de federale staat moeten verwerkt worden. Alle diensten van het algemeen bestuur van de federale staat moeten de nieuwe boekhoudregels naleven. Ze gelden voor de nieuwe contracten en opdrachten vanaf het begrotingsjaar 2015.

In het kader van de begrotingsboekhouding situeert de problematiek zich op het niveau van de vastleggingskredieten.Daarnaast zijn in het kader van de periodieke afsluitingen in de algemene boekhouding, boekingen in klasse 0 'rechten en verplichtingen buiten balans' gepast/verplicht.

Budgettaire vastlegging meerjarige overheidsopdrachten

Algemene regel

De budgettaire vastlegging van een meerjarige overheidsopdracht tegen:

een globale prijs (waarbij een forfaitaire prijs het geheel van diensten dekt die de opdracht behelst of die enkel posten met een forfaitaire prijs bevat), of

met prijslijst (waarbij alleen de eenheidsprijzen van de prestaties forfaitair zijn en de prijs berekend wordt door de eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de hoeveelheden uitgevoerde prestaties), of

met gemengde prijzen (waarbij de prijzen vastgelegd worden volgens de twee hiervoor beschreven methodes),

gebeurt op basis van de duur van de juridische verbintenis.

De vastlegging gebeurt dus voor de waarde (hoeveelheden x eenheidsprijzen) van de volledige opdracht tijdens het jaar waarin de juridische verbintenis wordt genotificeerd. Bij de opdrachten met prijslijst ontstaat de juridische verbintenis bij het plaatsen van een individuele bestelling voor deze opdracht. Voor elke individuele bestelling gebeurt een vastlegging. Enkel bij de individuele bestelling is de bestelhoeveelheid gekend.

De FOD's, POD's en departementen moeten vóór elke notificatie van een overheidsopdracht die overeenkomt met een weerkerende verplichting van een nieuw principe, de kredieten vastleggen voor een volledig begrotingsjaar.

Levering van kantoorbenodigdheden en andere diensten
Hoewel het gaat om meerjarige overheidsopdrachten met een opzeggingsclausule, moet de budgettaire vastlegging van de overheidsopdrachten voor de levering van kantoorbenodigdheden en van de diensten voor schoonmaak, bewaking, onderhoud en telefonie jaarlijks gebeuren. Deze uitgaven behoren tot de categorie van de recurrente uitgaven die afwijkt van de algemene regel van de budgettaire vastlegging. De budgetteringsregel is dus de jaarlijkse vastlegging, gebaseerd op het verwachte verbruik.

Recurrente uitgaven omvatten naast de wedden, de pensioenen en andere toelagen, uitgaven voor de aankoop van goederen en diensten die jaarlijks recurrent zijn. Met recurrente uitgaven worden onder meer bedoeld, herstel en onderhoud van gebouwen die niet tot een waardestijging leiden, het schoonmaken van gebouwen en van ramen door gespecialiseerde bedrijven, de kosten voor verwarming, elektriciteit, gas en water, de bewakingskosten, verzendingskosten, verzekeringen, hosting van websites en de huur van servers.

Zijn onder meer uitgesloten als recurrente uitgaven: de uitgaven m.b.t. enigerlei onderzoek, alle onderzoek of uitgaven ter voorbereiding van een investering, de grotere verbeteringswerken (renovatie-, heroprichtings- of uitbreidingswerken) die ruim buiten het kader valt van wat nodig is om de vaste activa in goede staat te behouden, evenals de bijkomende kosten, de vervanging van informaticamateriaal.

De onderhoudskosten m.b.t. investeringen in informatica (bv. informaticalicenties) worden als recurrente werkingskosten beschouwd. Hierop wordt één uitzondering gemaakt, nl. waneer het aanvankelijke contract betrekking heeft op de eerste aankoop, waarbij ook de onderhoudskost gepland is voor het aantal jaren zoals bepaald in de overeenkomst.

Bijzondere gevallen

De omzendbrief bevat ook regels voor de budgettaire vastlegging bij:

meerjarige overheidsopdrachten die ofwel in een verlengingsclausule na afloop van een bepaalde looptijd voorzien, ofwel in de herhaling van soortelijke werken of diensten overeenkomstig het eerste ontwerp;

overheidsopdrachten in schijven;

opdrachten met prijslijst zonder minimum- noch maximumdrempel;

opdrachten met prijslijst met een minimum en/of maximumdrempel, en

raamovereenkomsten.

Behandeling in FEDCOM

Uitgavencyclus

De omzendbrief regelt ook de behandeling in het FEDCOM-systeem van:

de meerjarige overheidsopdrachten met vaste verplichtingen (opdrachten tegen globale prijs, d.i. hoeveelheden x eenheidsprijzen), en

de raamovereenkomsten en de opdrachten met prijslijst.

Periodieke afsluiting
Het algemeen rekeningstelsel (ARS) bepaalt dat de uitstaande budgettaire vastleggingen in subklasse 08 'Uitstaande budgettaire vastleggingen' worden geboekt per hoofdgroep van het Europees rekeningstelsel (ESR). Deze hoofdgroep van het ESR kan geïdentificeerd worden aan de hand van de aanrekening van de vastleggingskredieten in de begroting.

De omzendbrief bevat de 'tabel van overeenkomsten tussen de hoofdgroepen van uitgaven in ESR en de rubrieken van subklasse 08 van het ARS'.

Bij de periodieke afsluitingen boeken de federale overheidsdiensten de gepaste bedragen van de uitstaande budgettaire vastleggingen in de verschillende rubrieken van subklasse 08.
Bij de jaarafsluiting voegen ze daar de verbintenissen aan toe die gesloten werden vanaf 1 november (art. 25, wet van 22 mei 2003).
De bewijsstukken voor de boekingen moeten gedetailleerd de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de verschillende rubrieken van klasse 08.

Bovendien boeken de FOD's bij de periodieke afsluitingen de uitstaande bedragen van de overheidsopdrachten (d.w.z. opdrachten met prijslijst, raamovereenkomsten) die de uitstaande bedragen van de begrotingsvastleggingen overschrijden, in de toepasselijke rubrieken van subklasse 09.
De bewijsstukken voor deze boekingen moeten gedetailleerd de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de verschillende rubrieken van subklasse 09.
Om de opvolging in het FEDCOM-systeem te vereenvoudigen, raadt de minister aan om met de sequentie ?contract - bestelbon - goederenontvangst - factuur? te werken.

In werking

De omzendbrief van 29 januari 2014 treedt in werking op 1 januari 2015.
Hij geldt voor de nieuwe contracten en overheidsopdrachten vanaf het begrotingsjaar 2015.

Bron: Omzendbrief van 29 januari 2014 betreffende de vastlegging van de meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten, BS 13 februari 2014.

Zie ook:
Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale Staat, BS 3 juli 2003. - art. 19, art. 20, art. 24 en art. 25.