Registratie en hypothecaire openbaarmaking van akten kan voortaan elektronisch

Notarissen en ambtenaren van een aankoopcomité van de FOD Financiën kunnen vanaf 1 april 2014 hun akten die ze ter registratie of voor hypothecaire openbaarmaking moeten aanbieden, elektronisch versturen. Een KB van 14 maart 2014 bevat de regels die ze daarbij moeten volgen. Het KB voorziet ook in een overgangsregeling.

Aanbieding ter registratie

Notarissen of ambtenaren van een aankoopcomité van de FOD Financiën die een authentieke akte hebben verleden, bieden die akten en de bijlagen ervan ter registratie aan op gedematerialiseerde wijze.

Daartoe moeten ze een uitgifte van de akte, een afzonderlijke kopie van elke bijlage en van elk van de overige voor te leggen stukken elektronisch verzenden.

Hypothecaire openbaarmaking

Om de hypothecaire openbaarmaking te bekomen, biedt de notaris of de ambtenaar van een aankoopcomité van de FOD Financiën zijn akte, en de bijlagen ervan, op gedematerialiseerde wijze aan.
Bij de akte moeten de stukken zitten die terzelfdertijd moeten worden aangeboden.

Het KB somt voor elke vorm van hypothecaire openbaarmaking (overschrijving, inschrijving, doorhaling van een inschrijving en kantmelding) op welke documenten de elektronische verzending moet bevatten (art. 3, KB van 14 maart 2014).

Metagegevens

Samen met de elektronische verzending moeten de metagegevens verstuurd worden die de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie heeft opgelijst (bijlage bij het KB van 14 maart 2014). Die metagegevens verschillen per soort akte. Er zijn aparte metagegevens voor:

alle akten (bv. naam en standplaats notaris, naam en rijksregisternummer partijen bij de rechtshandeling);

een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament;

een oprichtingsakte van een rechtspersoon;

een akte houdende overdracht, aanwijzing of vestiging van onroerende zakelijke rechten, voor elke overdracht, aanwijzing of vestiging van een onroerend zakelijk recht;

de akten houdende huurcontracten bedoeld in artikel 1 van de hypotheekwet;

de stukken verzonden bij een vraag om een hypothecaire inschrijving;

de akten houdende inpandgeving van een handelszaak, en

de stukken verzonden met het oog op een doorhaling of een kantmelding op een hypotheekkantoor.

Als een metagegeven bestaat uit een bedrag, moeten de aard en de munteenheid van dat bedrag vermeld worden.

Indien het om een te registreren en over te schrijven akte met betrekking tot onroerende goederen (krachtens art. 1 van de hypotheekwet) gaat, die allemaal buiten het ambtsgebied liggen van het registratiekantoor dat bevoegd is voor de standplaats van de instrumenterende ambtenaar, dan moet het goed dat als eerste in de akte is vermeld ook als eerste worden vermeld in de metagegevens.

Indien een inschrijvingsborderel van de hypotheek of van het voorrecht meerdere onroerende goederen betreft, moet het onroerend goed dat als eerste is vermeld in het borderel, ook als eerste worden vermeld in de metagegevens.

De elektronische verzending van de stukken en van de metagegevens gebeurt volgens de technische voorschriften die de minister van Financiën, na overleg met de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN), vastlegt.

Vermelding registratie en hypothecaire openbaarmaking

De vermelding van de registratie van een op gedematerialiseerde wijze aangeboden stuk wordt samen met het geregistreerde stuk en op dezelfde manier verzonden naar de notaris of ambtenaar van een aankoopcomité van de FOD Financiën, en, voor een notariële akte en haar bijlagen, ook naar de KFBN of haar gedelegeerde met het oog op de bewaring van deze stukken (art. 180bis, W.Reg.). De verzending gebeurt volgens de technische voorschriften die de minister van Financiën, na overleg met de KFBN, vastlegt.

Ook de vermelding van de hypothecaire openbaarmaking van op gedematerialiseerde wijze aangeboden stukken wordt samen met de stukken en op dezelfde manier verzonden naar de notaris of ambtenaar van een aankoopcomité van de FOD Financiën. Hiervoor stelt de FOD Financiën de technische voorschriften vast, na overleg met de KFBN.

Overmacht of technische storing

Indien door overmacht of technische storing een akte niet elektronisch kan worden verzonden, worden de registratie en de hypothecaire openbaarmaking uitgevoerd op voorlegging van de nodige stukken op papier.
Voor het inschrijvingsborderel en de stukken met betrekking tot de kantmelding wordt verwezen naar de artikelen 83 en 84 van de hypotheekwet en artikel 4 van de wet van 25 oktober 1919.

Indien de hypothecaire openbaarmaking op meerdere kantoren wordt gevraagd, moeten de stukken worden voorgelegd op elk van de kantoren.

Indien de registratieformaliteit en de hypothecaire openbaarmaking worden gevraagd, worden de stukken zowel op het registratiekantoor als op het hypotheekkantoor voorgelegd.

Overgangsmaatregel

Tot 31 december 2014 kunnen de notarissen en ambtenaren van een aankoopcomité van de FOD Financiën hun akten die ze ter registratie of voor hypothecaire openbaarmaking moeten aanbieden, ook nog op papier versturen. Vanaf 1 januari 2015 kan dat enkel nog elektronisch.

De artikelen 171 en 172 van het Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten zijn niet van toepassing wanneer een uitgifte van een akte wordt gemaakt met het oog op de aanbieding ervan ter formaliteit van de registratie.

In werking

Het KB van 14 maart 2014 treedt in werking op 1 april 2014.

Bron: Koninklijk besluit van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking, BS 21 maart 2014.

Zie ook:
- Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten (W.Reg.) - art. 2, 3de en 4de lid
- Hypotheekwet van 16 december 1851, BS 22 december 1851 (Hyp.W.) - art. 144, 1°
- Wet van 25 oktober 1919 betreffende het in pand geven van een handelszaak, het endossement van de factuur, alsmede de aanvaarding en de keuring van de rechtstreeks voor het verbruik gedane leveringen, BS 21 november 1919 (wet inpandgeving handelszaak) - art. 12bis, 1°
- Wet van 21 december 2013 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen, BS 31 december 2013 (fiscale vereenvoudigingswet) - art. 42, 1° en 2°, art. 75, art. 86 en art. 87, 1°