Omzendbrief helpt Brusselse administratie bij overstap naar elektronische vergunningen
Op 5 maart 2014 heeft het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een ordonnantie gepubliceerd die het mogelijk moet maken om over te stappen naar elektronische aanvraag-, beslissings- en beroepsprocedures, ook al is er in de wetgeving nog sprake van papieren documenten, aangetekende brieven, ontvangstbevestigingen op papier, toe te voegen bijlagen, enz. Het gewest wou zo vermijden dat het al zijn ordonnanties en besluiten één voor één zou moeten aanpassen om een elektronische procedure mogelijk te maken.
Maar blijkbaar bleven de diensten met veel vragen zitten, want demissionair minister van Openbaar Ambt, Guy Vanhengel, en dito staatssecretaris van Administratieve Vereenvoudiging, Bruno De Lille, publiceren nu een omzendbrief die stapje voor stapje uitlegt hoe de overgang gemaakt kan worden. De omzendbrief belicht 4 basisscenario's.
Aanvraag op papier
Eerste scenario: in de Brusselse wetgeving staat dat de aanvrager een aanvraag op papier moet invullen en ondertekenen, en dat hij de aanvraag aangetekend moet opsturen of dat hij ze moet afgegeven tegen ontvangstbewijs.
In dit geval kan de administratie probleemloos beslissen om het aanvraagformulier elektronisch beschikbaar te stellen via https://irisbox.irisnet.be. Op voorwaarde dat de aanvrager eerst informatie heeft gekregen over het verloop van de elektronische procedure en de rechtsgevolgen die daaraan verbonden zijn. De administratie zal de aanvrager om een e-mailadres vragen waarop hij bereikt kan worden. In het webformulier wordt bovendien expliciet toestemming gevraagd om het e-mailadres te mogen gebruiken tijdens de volledige aanvraagprocedure.
Bijlagen kunnen ingescand worden en als scan toegevoegd worden..
De papieren ontvangstbevestiging kan vervangen worden door een e-mail als ontvangstbevestiging.
De authenticiteit van de aanvraag kan aangetoond worden door de toegang tot de website te onderwerpen aan een authentificatieprocedure, bv. via de elektronische identiteitskaart of via een gebruikersidentificatie in combinatie met een paswoord.
De integriteit van de aanvraag is voldoende gegarandeerd omdat de aanvrager zijn webformulier invult op een beveiligde server, die door de overheid wordt beheerd.
Aanvraag met advies
Tweede scenario: de wetgever eist dat de administratie een kopie van de vergunningsaanvraag overmaakt aan een andere administratie voor advies binnen een bepaalde termijn.
Ook dit onderdeel van de procedure kan langs elektronische weg afgehandeld worden. De administratie hoeft de documenten zelfs niet elektronisch te versturen. Het volstaat dat zij de andere administratie toegang geeft tot haar website en het webformulier, en dat zij haar de ruimte geeft om haar advies daar online te plaatsen.
Om er zeker van te zijn dat het advies uitgaat van de juiste persoon, kan men de adviserende ambtenaar verplichten om in te loggen met zijn elektronische identiteitskaart.
Beslissing meedelen
Derde scenario: de wet verplicht om een beslissing te nemen binnen een bepaalde termijn en om die beslissing aangetekend te bezorgen aan de aanvrager.
De administratie kan perfect via mail aan de aanvrager meedelen dat haar beslissing online staat. De administratie doet er in dat geval goed aan om een leesbevestiging te vragen van haar mail. ?Slechts indien dergelijke bevestiging niet toekomt, schakelt de administratie dan eventueel terug naar een klassieke aangetekende brief?.
Beroep instellen
De administratie kan de beroepsprocedure via de website laten verlopen.
Maar zij kan er ook voor kiezen om de hele procedure elektronisch te laten verlopen, behalve het instellen van beroep. Dat moet dan wel expliciet vermeld worden op de website.
De ordonnantie creëert geen recht op een elektronische beroepsprocedure voor de vergunningvrager. Het is de administratie die beslist.
Opgelet voor onbetrouwbare particulieren
Vanhengel en De Lille waarschuwen tot slot voor particulieren die ?er geen belang bij hebben om de informatie te ontvangen?. De elektronische informatie is bijvoorbeeld een elektronische aanmaning tot betaling van een boete. Particulieren hebben geen 'officieel' e-mailadres en kunnen vrij eenvoudig betwisten dat een bepaald bericht hen heeft bereikt.
De ministers raden dan ook een ?realistisch risicobeheer? aan. Indien het risico op betwisting gering is of via afspraken gereduceerd kan worden, kan een aangetekende brief vervangen worden door een elektronisch bericht. Maar als het risico op betwisting reëel is, moet een klassieke aangetekende verzending overwogen worden.
In 2 stappen
Het is nog altijd de bedoeling van de Brusselse ordonnantiegever om de elektronische procedures op termijn op te nemen in de specifieke ordonnanties: dus in de Milieuvergunningsordonnnantie, in het Brussels Wetboek voor Ruimtelijke Ordening (BWRO), in het Klimaatwetboek (BWLKE), enz.
Vanhengel en De Lille doen zelfs enkele suggesties voor toekomstige verbetering. Zo stellen zij voor om het begrip 'handtekening' overal te vervangen worden door het begrip: 'een door de Regering vastgestelde elektronische procedure die op een aantoonbare wijze de authenticiteit en de integriteit van de gegevens waarborgt'...
Elke ordonnantie moet dan een uitvoeringsbesluit krijgen waarin de elektronische procedure in detail wordt vastgelegd.
Tot zolang blijft het behelpen met de ?generieke? ordonnantie en de omzendbrief.
Bron: Omzendbrief van 27 maart 2014 betreffende de communicatie via elektronische weg in het kader van de betrekkingen met de overheden van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, BS 23 mei 2014.
Ordonnantie van 13 februari 2014 betreffende communicatie via elektronische weg in het kader van de betrekkingen met de overheden van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, BS 5 maart 2014.
