Beheersvennootschappen moeten boekhouding voeren en jaarrekening opstellen

Vennootschappen voor het beheer van auteursrechten en naburige rechten, de zgn. 'beheersvennootschappen', moeten vanaf 1 oktober 2014 beschikken over een beleidsstructuur, een administratieve en boekhoudkundige organisatie en een interne controle die passend is voor haar werkzaamheden. Vanaf 1 januari 2015 moeten zij een boekhouding voeren volgens de regels die in het KB van 25 april 2015 staan.

Beleidsstructuur

De beleidsstructuur en de administratieve en boekhoudkundige organisatie van elke beheersvennootschap moeten minimum:

verzekeren dat:de inning en de verdeling van de rechten waarvan het beheer haar werd toevertrouwd op een billijke en niet discriminatoire manier gebeuren; rekening en verantwoording wordt afgelegd over de inning en verdeling van de rechten;

het risico beperken dat belangenconflicten tussen de beheersvennootschap en de rechthebbenden van wie zij de rechten beheert, of tussen die laatsten onderling, afbreuk zouden doen aan de belangen van de rechthebbenden waarvan zij de rechten beheren;

een afscheiding verzekeren tussen enerzijds het vermogen dat gevormd wordt door de rechten die geïnd en beheerd worden voor rekening van de rechthebbenden dat ook de financiële opbrengsten omvat die voortvloeien uit hun beheer, en anderzijds haar eigen vermogen dat gevormd wordt door de vergoeding voor haar diensten van beheer en door de inkomsten van haar andere activiteiten of van haar eigen vermogen.

Interne controle

Het intern controlesysteem van een beheersvennootschap moet volgende zaken garanderen:

een afdoende kennis en beheer van de risico?s;

de integriteit en de betrouwbaarheid van de financiële informatie en beheersinformatie;

de naleving van de wetten en van hun uitvoeringsbesluiten;

de vrijwaring van de activa;

het voorkomen van fraude;

de naleving van de rechten van de rechthebbenden voor wiens rekening de beheersvennootschap optreedt.

Het bestuursorgaan van de beheersvennootschap:

identificeert welke de interne en externe risico?s zijn waarmee de beheersvennootschap geconfronteerd wordt, onder meer naar aanleiding van de toetreding van de rechthebbenden, de verwerking van hun aangiften, de inning, de verdeling en van de betaling van de rechten, en de inzameling van de gegevens m.b.t. deze verschillende activiteiten;

evalueert de impact en de kans op het zich voordoen ervan;

en werkt maatregelen en procedures uit om te voorkomen dat het risico zich voordoet of om de impact ervan te beperken.

Elk personeelslid neemt deel aan de goede werking van het intern controlesysteem. De operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking van het systeem berust bij elke houder van een managementfunctie en uiteindelijk bij het bestuursorgaan.

Analytische boekhouding

Vanaf 1 januari 2015 moet elke beheersvennootschap een analytische boekhouding voeren die passend is voor haar activiteiten, en die het ten minste mogelijk maakt om afzonderlijk en voor elke inningsrubriek te bepalen wat het bedrag is van de directe kosten verbonden aan deze inningen alsook het bedrag van de indirecte kosten van de beheersvennootschap die aan die rubriek toegewezen worden.

Minimumindeling algemeen rekeningenstelsel

De beheersvennootschappen moeten vanaf 1 januari 2015 bij het voeren van hun boekhouding de minimumindeling van algemeen rekeningenstelsel (MAR) gebruiken, die als bijlage bij het KB van 12 september 1983 zit, mits enkele aanpassingen.

Specifiek voor de beheersvennootschappen werden er wijzigingen aangebracht aan:

rekeningnummer 17 ?Schulden op meer dan een jaar?;

rekeningnummer 29 ?Vorderingen op meer dan een jaar?;

de hoofding van klasse 4 ?Vorderingen en schulden op ten hoogste één jaar?;

de rekeningen van klasse 5 ?Geldbeleggingen en liquide middelen?;

de rekeningen van klasse 6 ?Kosten?;

de rekeningen van klasse 7 ?Opbrengsten?.

Jaarrekening

De hoofdstukken I en II van Titel I van Boek II van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen' zijn van toepassing op de beheersvennootschappen, mits volgende aanpassingen:

de jaarrekening van de beheersvennootschap omvat de balans, de resultatenrekening, alsook de toelichting. De toelichting bevat de aanvullende gegevens en de inlichtingen m.b.t. de sociale balans en het kasstroomoverzicht;

de commissie die door de beheervennootschap geïnd wordt ter vergoeding van haar dienst van beheer, wordt ten vroegste geboekt op het ogenblik van het verzenden van de factuur of de uitnodiging tot betaling voor de exploitatie van het werk of de prestatie van de rechthebbende, voor zover de effectieve ontvangst van de factuur of van de uitnodiging tot betaling niet onzeker is.

Algemene principes
Hoofdstuk III van Titel I van Boek II van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen' is van toepassing op de beheersvennootschappen, met uitzondering van de artikelen 82, § 2, 87 en 92 tot 94 en met inachtneming van enkele andere aanpassingen (art. 14, KB 25 april 2014).

Schema van de balans

Aan het schema van de balans, zoals voorzien in artikel 88 van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen', worden voor de toepassing ervan door de beheersvennootschappen volgende wijzigingen aangebracht:

in de activa wordt tussen een rubriek ?IXbis. Vorderingen op rechten voortvloeiend uit de activiteit van het beheer van rechten? ingevoegd;

in de passiva wordt een rubriek ?IXbis. Schulden met betrekking tot rechten voortvloeiend uit de activiteit van het beheer van de rechten? ingevoegd.

Schema van de resultatenrekening

Aan het schema van de resultatenrekening, zoals voorzien in artikel 89 van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen', worden voor de toepassing ervan door de beheersvennootschappen volgende aanpassingen aangebracht:

de rubriek II.G. ?Andere bedrijfskosten? wordt gewijzigd;

het opschrift van rubriek IV wordt vervangen als volgt: ?IV. Financiële opbrengsten die voortvloeien uit belegging voor eigen rekening?;

het opschrift van rubriek V wordt vervangen als volgt: ?V. Financiële kosten die voortvloeien uit activiteiten voor eigen rekening?;

het schema van de resultatenrekening wordt aangevuld met een rubriek ?XIV. Financiële opbrengsten die voortvloeien uit belegging voor rekening van de rechthebbenden? en een rubriek ?XV. Financiële kosten die voortvloeien uit activiteiten voor rekening van de rechthebbenden?;

het schema van de resultatenrekening wordt aangevuld als volgt: ?Overdrachten en toewijzingen van de financiële opbrengsten en van de kosten die voortvloeien uit activiteiten voor rekening van de rechthebbenden A. Overdracht van financiële opbrengsten die voortvloeien uit belegging voor rekening van de rechthebbenden aan schulden met betrekking tot rechten die voortvloeien uit de activiteit van het beheer van de rechten (financiële opbrengsten die voortvloeien uit het beheer van de geïnde rechten) (rubriek IXbis E) B. Toewijzing van de financiële lasten voortvloeiend uit de activiteiten voor rekening van de rechthebbenden aan de te verdelen geïnde rechten C. Toewijzing van de bijdrage aan het organieke fonds en van de kosten met sociale, culturele of educatieve doeleinden voor rekening van de rechthebbenden aan de te verdelen geïnde rechten?.

Inhoud van de bijlage
Artikel 91 van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen' wordt voor de toepassing ervan door de beheersvennootschappen aangepast (art. 17, KB 25 april 2014). Zo wordt er onder meer een nieuwe afdeling 'C. Kasstroomoverzicht' toegevoegd.

Op basis van onder meer de gegevens uit de toelichting bij de rekeningen berekent de Controledienst de prestatie-indicatoren die hij passend acht voor de uitoefening van zijn controleactiviteit, zoals die resulteert uit de artikelen 65ter § 2 en 76, § 6 van de Auteurswet, om er zich onder meer van te vergewissen dat het beheer wordt gevoerd in het belang van de rechthebbenden en met het oog op het geven van een getrouw beeld van de evolutie van de sector van het collectieve beheer.

Inhoud van bepaalde rubrieken van de balans
In artikel 95 van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen' wordt voor toepassing ervan door de beheersvennootschappen een rubriek 'IXbis. Schulden op rechten die volgen uit de activiteit van het beheer van rechten' ingevoegd (art. 19, KB van 25 april 2014.

Inhoud van bepaalde rubrieken van de resultatenrekening

Artikel 96 van het 'KB van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen' wordt voor toepassing ervan door de beheersvennootschappen als volgt aangepast:

de definitie van de inhoud van de rubriek ?I.A. Omzet? wordt vervangen;

de definitie van de inhoud van rubriek ?I.D. Andere bedrijfsopbrengsten? wordt vervangen.

Minimum te verstrekken informatie op facturen en documenten voor inning van de rechten

Vanaf 1 oktober 2014 moeten de facturen, uitnodigingen tot betaling en andere vorderingen m.b.t. de inning van rechten die door de beheersvennootschappen ter kennis van de gebruikers worden gebracht, minstens en onverminderd andere bepalingen de volgende informatie bevatten:

de identificatiegegevens van de beheersvennootschap, waaronder het ondernemingsnummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres;

de identificatiegegevens, waaronder het ondernemingsnummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de inningsagent die optreedt voor rekening van een beheersvennootschap;

de datum van de ministeriële toelating, van de publicatie ervan in het Belgisch Staatsblad, en de vermelding dat de beheersvennootschap wordt gecontroleerd door de Controledienst voor de beheersvennootschappen van de FOD Economie;

het toegepaste tarief of de toegepaste overeenkomst;

het criterium of de criteria op grond waarvan de prijs werd berekend;

de eventueel toegepaste prijsindex;

de periode waarvoor de toelating wordt verleend;

het bedrag met en zonder BTW;

of het document al dan niet een factuur vormt.

Minimuminformatie in documenten voor de rechthebbenden

Minstens één keer per kalenderjaar ontvangt elke rechthebbende van de beheersvennootschap een overzicht per onderrubriek van inning van de bedragen die aan hem in de door het overzicht beoogde periode werden betaald, met ten minste de vermelding van:

het totaalbedrag van de geïnde rechten, verdeelde rechten en betaalde rechten vermeld in het overzicht;

de verdelingsregels welke werden toegepast, zonder dat die regels integraal in het overzicht moeten worden opgenomen.

De beheersvennootschap verstrekt aan de rechthebbende bij zijn toetreding of uittreding, en binnen de maand na een aanvraag daartoe, een attest waarin de omvang, de duur en de eventuele bijzondere modaliteiten worden aangegeven, per categorie van werken en van rechten, van de rechten die werden toevertrouwd aan het beheer door de beheersvennootschap. Het attest bevat indien mogelijk de lijst van de beheerde werken.

Jaarverslag

De gegevens die de beheersvennootschappen moeten bekend maken in hun jaarverslag (art. 65quater, § 3, auteurswet), worden gepresenteerd per inningsrubriek, aan de hand van een tabel. Het KB van 25 april 2014 bevat een model van deze tabel (art. 23, KB 25 april 2014).

Het KB bevat in bijlage ook een 'matrix van inningsrubrieken'.

Openingsbalans van het eerste boekjaar

Elke bij de inwerkingtreding van het KB van 25 april 2014 bestaande beheersvennootschap en elke beheersvennootschap die voor de eerste keer jaarrekeningen opmaakt in de hoedanigheid van beheersvennootschap, dient omzichtig, oprecht en te goeder trouw de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen te verrichten die nodig zijn om de openingsbalans op te stellen op de eerste dag van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van het KB van 25 april 2014 gelden in overeenstemming met het schema van de balans en de staten van de bijlage.

Deze openingsbalans en de staten van de bijlage zijn het voorwerp van een speciaal verslag van de commissaris. De openingsbalans, de staten van de bijlage en het speciaal verslag van de commissaris worden ten laatste de eerste dag van de derde maand volgend op het begin van het eerste boekjaar waarop de bepalingen van het besluit van 25 april 2014 van toepassing zijn, verstuurd naar de controledienst.

In werking

Op 1 oktober 2014 treden de artikelen 1 tot 6 en artikel 21 van het KB van 25 april 2014 in werking.

Treden in werking op 1 januari 2015:

de artikelen 7 tot 20 en de artikelen 22 tot 24 van het KB van 25 april 2014;

artikel 9 van de ?wet van 10 december 2009 tot wijziging van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten wat het statuut van en de controle op de vennootschappen voor het beheer van de rechten betreft, voor wat betreft artikel 65ter, § 3;

artikel 10, artikel 18 en artikel 24 van dezelfde wet van 10 december 2009;

artikel 38 van dezelfde wet van 10 december 2009, voor wat betreft artikel 78bis, § 1, 2°, 3°, 6° en 7° en § 3.

Deze artikelen zijn voor de eerste keer van toepassing op het eerste boekjaar dat ingaat op of na 1 januari 2015.

Bron: Koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de administratieve en boekhoudkundige organisatie, de interne controle, de boekhouding en de jaarrekeningen van de vennootschappen voor het beheer van auteursrechten en naburige rechten alsook de informatie die zij moeten verschaffen, BS 27 juni 2014.

Zie ook:
- Koninklijk besluit van 21 mei 2014 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, BS 6 februari 2001; err. BS 27 februari 2001.
- Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, BS 27 juli 1994 (auteurswet)