Omzendbrief verduidelijkt legalisatie en onderzoek van vreemde documenten

Sinds 15 juni 2014 vormt het Consulair Wetboek de basis voor de legalisatie en het onderzoek van vreemde documenten. Nieuw is onder meer de mogelijkheid voor iedere belanghebbende overheid, waaronder Belgische ministeriële departementen, ambtenaren burgerlijke stand, parketten en gemeentebesturen, om een onderzoek te vragen naar de inhoudelijke juistheid van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten die ze ontvangen. Een onderzoek dat ook ambtshalve door de consul kan worden gevoerd wanneer die ernstige twijfels heeft over de inhoudelijke juistheid van een te legaliseren document. Minister van Buitenlandse Zaken, Didier Reynders, geeft in een omzendbrief meer duiding bij de legalisatieprocedure en het onderzoek naar vreemde documenten. De omzendbrief vervangt de versie van 2006.

Gelegaliseerde documenten niet automatisch aanvaard

Om buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten in België (geheel of bij uittreksel, in origineel of bij afschrift) te kunnen voorleggen, moeten ze gelegaliseerd worden. Legalisatie bevestigt de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en zo nodig de identiteit van de zegel of de stempel op het stuk. Het vormt op die manier een instrument om de oorsprong van een document te controleren en fraude te vermijden.

Maar bij de procedure wordt geen uitspraak gedaan over de inhoudelijke, feitelijke of juridische juistheid van het gelegaliseerde document. Daarom geeft het Consulair Wetboek 'iedere belanghebbende overheid' de mogelijkheid om bij de consulaire posten in het buitenland een onderzoek te vragen naar de inhoudelijke juistheid van een voorgelegd document. Het gaat daarbij om 'iedere Belgische overheid die een gelegaliseerde, geapostilleerde of van legalisatie vrijgestelde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse akte ontvangt dat als stavingstuk of bewijsstuk vereist is voor een aanvraag'. Het kan gaan om afschriften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand, notariële akten, nationaliteitsattesten, verblijfsattesten, verklaringen van gezinssamenstelling, vonnissen, douanepapieren, attesten van uitvoer of invoer, enz. Ook het consulaire posthoofd mag een onderzoek starten.

Minister Reynders benadrukt in zijn omzendbrief dat gelegaliseerde documenten dus niet automatisch aanvaard moeten worden in ons land: het blindelings aanvaarden van buitenlandse rechterlijke beslissingen en authentieke akten, alleen op basis van een controle van de hoedanigheid van de ondertekenaar, strookt niet met de strijd tegen fraude en illegale immigratie in het kader van de Belgische wetgeving en de internationale verplichtingen op dat vlak.

Bij twijfel, voor of na legalisatie

Een onderzoek vragen kan wanneer er ernstige twijfel bestaat over de echtheid van vreemde documenten, over de conformiteit aan de lokale wetgeving en de inhoudelijke authenticiteit. De consulaire beroepspost zal de grondvoorwaarden controleren, onafhankelijk van het onderzoek naar de 'vorm' eigen aan de legalisatie. Het onderzoek kan daarom voor of na de legalisatie plaatsvinden en ongeacht voorafgaande 'prima facie' bemerkingen die aan de legalisatie werden toegevoegd.

Naast de consulaire beroepspost, kan het onderzoek ook worden uitgevoerd via de diensten van de een consulaire beroepspost van een EU-lidstaat of via een expert die door de consulaire beroepspost werd aangewezen. Maar de consulaire beroepspost heeft steeds de leiding van het onderzoek.

Resultaat op bijgevoegd blad

Volgens het Consulair Wetboek wordt het onderzoeksresultaat op de akte vermeld. Maar in de praktijk gebeurt dat op een apart blad dat wordt vastgemaakt aan de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte. Een zegel van de consulaire post wordt aangebracht deels op het vreemde document en deels op het aangehechte blad.

50 euro per document

De consulaire beroepspost vraagt een vergoeding van 50 euro per document om de onderzoekskosten te dekken. Dat bedrag moet betaald worden door de persoon of personen op wie het document betrekking heeft of diegene die het document voor onderzoek voorlegt (deze verhaalt het bedrag eventueel terug op de betrokken persoon). Wanneer het onderzoek uitwijst dat het betrokken document zowel materieel als inhoudelijk authentiek is en conform aan de lokale wetgeving, vallen de kosten ten laste van de Belgische Staat. De kosten worden dan terugbetaald aan de betrokkene.

Aanvraag bij Dienst Legalisatie

Belgische overheden dienen een onderzoeksaanvraag in bij de Dienst Legalisatie en Bestrijding van Documentaire Fraude van de FOD Buitenlandse Zaken. Ze gebruiken daarvoor het formulier dat als bijlage bij de omzendbrief werd gevoegd. Bij de aanvraag voegen ze een bewijs van betaling van de onderzoeksvergoeding van 50 euro per document. De FOD Buitenlandse Zaken stuurt het dossier op zijn beurt door naar de consulaire beroepspost in wiens consulair resort het document werd afgegeven. De onderzoeksresultaten worden door de consulaire post teruggestuurd naar de FOD die dan weer de verzoekende overheid contacteert. Indien nodig betaalt de FOD de gestorte bedragen aan de betrokken overheid terug.

Bron: Omzendbrief van 14 januari 2015 houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten, BS 22 januari 2015.

Zie ook
Wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek, BS 21 januari 2014.
Koninklijk besluit van 19 april 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 12 juli 2006 betreffende de legalisatie van de buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten, BS 4 juni 2014.
Koninklijk besluit van 19 april 2014 tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 21 december 2013 houdende het Consulair wetboek, BS 30 april 2014.
Omzendbrief van 14 december 2006 houdende instructies inzake legalisatie, BS 11 januari 2007.
Wetboek van internationaal privaatrecht (art. 30).